Ocriva สำหรับสถาบันการศึกษา
ลดงาน key-in เอกสารนักศึกษา เพิ่มเวลาให้ทีมทะเบียนโฟกัสที่งานที่สำคัญกว่า
ปัญหาที่สถาบันการศึกษาเจออยู่ทุกวัน
สำนักทะเบียน ฝ่ายการเงิน และฝ่ายทุนการศึกษาของทุกสถาบันเผชิญปัญหาเหล่านี้ทุกภาคการศึกษา:
- Transcript และใบรับรองผลการเรียน key-in ด้วยมือ — นักศึกษาส่งเอกสารจากสถาบันอื่นหลายร้อยใบต่อรอบรับสมัคร เจ้าหน้าที่ต้องพิมพ์รหัสวิชา เกรด และ GPA ทีละรายการ เสี่ยง error และใช้เวลาหลายวัน
- ใบสมัครและแบบฟอร์มลงทะเบียนกระดาษ — ช่วงเปิดภาคเรียน นักศึกษาส่งแบบฟอร์มพร้อมกันหลายร้อยถึงหลายพันใบ ทีมทะเบียนต้องอ่านลายมือและ key-in เข้าระบบ SIS ทำให้เกิดคอขวด
- ใบเสร็จค่าเทอมและใบแจ้งชำระเงิน — นักศึกษาใช้หลักฐานการชำระเงินหลายรูปแบบ ทั้ง slip ธนาคาร, QR code payment, และใบนำฝาก ทีมการเงินต้องตรวจสอบและกรอกข้อมูลแยกทีละราย
- เอกสารทุนการศึกษา (กยศ. / กรอ. / ทุนสถาบัน) — แบบฟอร์มขอกู้, เอกสารรับรองรายได้ครอบครัว, และใบยืนยันสถานะจากหน่วยงานภายนอกมีหลายหน้าต่อราย ต้องอ่านและ key-in ข้อมูลเข้าระบบกองทุนทีละคน
- เอกสารรับรองจากสถาบันอื่น — หนังสือรับรองจาก สกอ. (ปัจจุบันคือ สป.อว.), ใบรับรองเทียบวุฒิจากต่างประเทศ, Transcript ภาษาอังกฤษ — แต่ละฉบับมีรูปแบบต่างกัน ต้องใช้เวลาอ่านและแปลงเป็นข้อมูลระบบ
- ไม่มีระบบเก็บเอกสารดิจิทัล — เอกสารนักศึกษาสะสมหลายปี กองอยู่ในห้องเก็บเอกสาร ตามเอกสารย้อนหลังเมื่อนักศึกษาร้องเรียนหรือขอยืนยันข้อมูลใช้เวลานาน
Ocriva แก้ปัญหาอย่างไร
สำหรับมหาวิทยาลัย / สถาบันอุดมศึกษา
- สร้าง Template สำหรับเอกสารแต่ละประเภทครั้งเดียว ใช้ซ้ำได้ตลอด เช่น Transcript ไทย, Transcript อังกฤษ, ใบสมัคร, ใบรับรองผลการเรียน, แบบฟอร์ม กยศ.
- AI อ่านลายมือและเอกสาร scan คุณภาพต่ำ — รองรับ Transcript จากมหาวิทยาลัยหลายร้อยแห่งทั่วประเทศที่มีรูปแบบต่างกัน ดึงข้อมูลออกมาเป็น structured data พร้อม validation
- Export เข้าระบบทะเบียน (SIS) ผ่าน REST API หรือ CSV — ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ลด error จากการ key-in
| Field ตัวอย่าง (Transcript / ใบรับรองผลการเรียน) | รายละเอียด |
|---|---|
| รหัสนักศึกษา (Student ID) | format validation ตรงกับระบบ SIS |
| ชื่อ-สกุล (Full Name) | ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ |
| รายวิชา (Course Name / Code) | ตัวอักษรและตัวเลข |
| เกรด (Grade) | A, B+, B, C+, C, D+, D, F, S, U |
| หน่วยกิต (Credit Hours) | ตัวเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยม |
| GPA สะสม (Cumulative GPA) | ทศนิยม 2 ตำแหน่ง |
| วันที่สำเร็จการศึกษา / วันที่ออกเอกสาร | date validation |
สำหรับโรงเรียนเอกชน
- Batch upload ใบสมัครทั้ง cohort รวดเดียว — AI ดึงข้อมูลนักเรียน, วันเกิด, ที่อยู่, ระดับชั้น และเอกสารแนบพร้อมกัน ลดงาน data entry ช่วงเปิดรับสมัครที่หนักที่สุด
- Webhook แจ้ง SIS อัตโนมัติทันทีที่ OCR ประมวลผลเสร็จ — ทีมทะเบียนเห็นข้อมูลนักเรียนใหม่ในระบบโดยไม่ต้องรอใครนำเข้าข้อมูล
- Export เข้าระบบการเงิน — ดึงข้อมูลจากใบแจ้งค่าเทอมและหลักฐานการชำระเงิน export เข้าระบบบัญชีได้ทันที
สำหรับสถาบันฝึกอบรม
- OCR ใบเสร็จและใบสำคัญรับเงิน — ดึงชื่อผู้เรียน, หลักสูตร, จำนวนเงิน, วันที่ อัตโนมัติ ไม่ต้อง key-in ทีละราย
- Multi-project แยกตามหลักสูตร / รุ่น — แยก project ตาม batch ของนักเรียนหรือตามหลักสูตร ข้อมูลไม่ปนกัน ดู analytics ต่อรุ่นได้ชัดเจน
- ถ่ายรูปเอกสาร ส่ง LINE — วิทยากรหรือเจ้าหน้าที่หน้างานส่งเอกสารลงทะเบียนผ่าน LINE ได้ทันที ข้อมูลเข้าระบบส่วนกลางอัตโนมัติ
PDPA และความปลอดภัยของข้อมูลนักศึกษา
ข้อมูลการศึกษาเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ต้องจัดการอย่างระมัดระวังตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) Ocriva ออกแบบมาให้รองรับทุก requirement ของสถาบันการศึกษา:
| Feature | รายละเอียด |
|---|---|
| PDPA Compliant | ข้อมูลนักศึกษาถูกจัดการตาม PDPA ครบทุกด้าน — consent management, right to erasure, และ data minimization |
| File Retention | ตั้งค่าระยะเวลาเก็บเอกสารได้ตามนโยบายสถาบัน (เช่น ข้อมูลนักศึกษา 10 ปีหลังสำเร็จการศึกษา) — ลบอัตโนมัติเมื่อหมดอายุ |
| Role-Based Access | กำหนดสิทธิ์แยกตามบทบาท: เจ้าหน้าที่ทะเบียน, ฝ่ายการเงิน, ฝ่ายทุน, อาจารย์ที่ปรึกษา — ไม่ปะปนกัน |
| Multi-tenant | แยก project ตามคณะ / ภาควิชา / ปีการศึกษา — ข้อมูลของนักศึกษาแต่ละกลุ่มไม่ปนกัน |
| Audit Trail | ทุกการเข้าถึงเอกสาร ทุกการ export และทุกการแก้ไข มี log บันทึกครบ ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกเมื่อ เพื่อรองรับการตรวจสอบจาก สป.อว. |
Use Case ตัวอย่าง
กรณีที่ 1 — สำนักทะเบียนมหาวิทยาลัย รับสมัครนักศึกษาใหม่:
ผู้สมัครอัปโหลด Transcript และใบรับรองผลการเรียนจากสถาบันเดิม → เจ้าหน้าที่ batch upload ทั้งหมด 400 ใบ → AI OCR ดึงรหัสวิชา เกรด และ GPA ออกมา → ตรวจสอบเกณฑ์เข้าศึกษาอัตโนมัติ → export เข้าระบบ SIS → ลดงาน key-in จาก 3 วันเหลือครึ่งวัน
กรณีที่ 2 — กองทุน กยศ. / กรอ. ช่วงเปิดรับคำขอกู้ยืม:
นักศึกษายื่นเอกสารชุด กยศ. กองพะเนิน ทั้งแบบฟอร์ม กยศ.101, หนังสือรับรองรายได้ครอบครัว, และใบรับรองสถานะนักศึกษา → เจ้าหน้าที่ถ่ายรูปและ batch upload ทั้งชุด → Ocriva ดึงรหัสนักศึกษา ชื่อ-สกุล รายได้ครอบครัว จำนวนเงินขอกู้ → ส่งเข้าระบบกองทุนอัตโนมัติผ่าน webhook → ลดเวลาตรวจสอบต่อรายจาก 20 นาทีเหลือน้อยกว่า 3 นาที
เริ่มต้นใช้งาน
สนใจใช้ Ocriva สำหรับธุรกิจของคุณ? ทดลองใช้ฟรี หรือ ดูแพลนและราคา