การจัดการองค์กรและทีม
โครงสร้างองค์กร
Ocriva ใช้โครงสร้างแบบ Organization (องค์กร) และ Project (โปรเจกต์) Organization เป็นระดับสูงสุด — ครอบคลุมการเรียกเก็บเงิน พื้นที่จัดเก็บข้อมูล และสมาชิกในทีม ส่วน Project อยู่ภายใต้ Organization และเป็นที่เก็บงานจริง ได้แก่ Template การอัปโหลดเอกสาร และ Processing History
Organization (บริษัทของคุณ)
├── Billing & Credits (ใช้ร่วมกันทุก Project)
├── Team Members (บทบาทและสิทธิ์ระดับ Org)
├── Project: Invoice Processing (ประมวลผลใบแจ้งหนี้)
│ ├── Templates
│ ├── Uploads & Processing History
│ └── Project-specific settings
├── Project: Receipt Scanning (สแกนใบเสร็จ)
│ ├── Templates
│ ├── Uploads & Processing History
│ └── Project-specific settings
└── Project: Contract Analysis (วิเคราะห์สัญญา)
├── Templates
├── Uploads & Processing History
└── Project-specific settingsแต่ละ Organization แยกออกจากกันโดยสมบูรณ์ — ข้อมูล การเรียกเก็บเงิน และพื้นที่จัดเก็บไม่ข้ามกันระหว่าง Organization หากคุณทำงานกับหลายบริษัท ให้สร้าง Organization แยกกันสำหรับแต่ละบริษัท
การสร้าง Organization
- เข้าสู่ระบบ Ocriva และไปที่หน้า Organizations
- คลิก Create Organization
- กรอกข้อมูลที่จำเป็น:
- Name — ชื่อที่ไม่ซ้ำกันในระบบ
- Description — คำอธิบาย (ไม่บังคับ) ช่วยให้สมาชิกเข้าใจวัตถุประสงค์ขององค์กร
- Industry — อุตสาหกรรม (ไม่บังคับ) ใช้สำหรับ Analytics
- คลิก Create — คุณจะกลายเป็น Owner โดยอัตโนมัติ
- ระบบจะสร้าง Storage Bucket ให้อัตโนมัติสำหรับ Organization ของคุณ
NOTE
คุณต้องเป็นสมาชิกของ Organization อย่างน้อย 1 แห่ง ก่อนที่จะสร้าง Project อัปโหลดเอกสาร หรือใช้ Template ได้ Organization คือรากฐานของทุกกิจกรรมบนแพลตฟอร์ม
การตั้งค่า Organization
ไปที่ Organization → General เพื่อแก้ไข:
- Name — ชื่อที่แสดงใน UI
- Description — คำอธิบายภายในองค์กร
- Logo — แสดงใน UI และในไฟล์ที่ส่งออก
- Website — URL ภายนอก (ไม่บังคับ)
- Location — ภูมิภาคทางภูมิศาสตร์
ไปที่ Organization → Billing เพื่อจัดการ:
- แผนการสมัครสมาชิกและขีดจำกัด
- ยอด Credit และการเติม Credit
- วิธีชำระเงิน (Stripe)
ไปที่ Organization → Settings เพื่อกำหนดค่า:
- Allow Invites — เปิด/ปิดการเชิญสมาชิกใหม่
- Max Members — จำนวนสมาชิกสูงสุด (ค่าเริ่มต้น: 10)
- Require Approval — สมาชิกใหม่ต้องได้รับการอนุมัติก่อนเข้าร่วม
- Default Role — บทบาทที่กำหนดให้สมาชิกที่ได้รับเชิญโดยอัตโนมัติ
บทบาทในทีม (Team Roles)
สมาชิกทุกคนใน Organization จะได้รับบทบาทหนึ่งในสี่บทบาท:
| Role | คำอธิบาย | สิทธิ์เริ่มต้น |
|---|---|---|
| Owner | ควบคุมทุกอย่างใน Organization | สิทธิ์ทั้งหมด รวมถึงการลบ Organization |
| Admin | จัดการสมาชิก การตั้งค่า และการเรียกเก็บเงิน | สิทธิ์ทั้งหมด ยกเว้นการลบ Organization |
| Member | ทำงานกับ Template และเอกสารในแต่ละวัน | สร้าง/แก้ไข Template อัปโหลดเอกสาร ดู History |
| Viewer | ดูข้อมูลเท่านั้น | ดู Processing History เท่านั้น |
NOTE
Organization ต้องมี Owner ที่ active อย่างน้อย 1 คนตลอดเวลา หาก Owner คนสุดท้ายออกจาก Organization จะทำให้ไม่มีใครจัดการได้ ควรมี Owner อย่างน้อย 2 คนเสมอ
สิทธิ์การใช้งาน (Permissions)
สิทธิ์สามารถปรับแต่งได้เป็นรายบุคคล นอกเหนือจากบทบาทเริ่มต้น ตารางด้านล่างแสดงค่าเริ่มต้น:
| สิทธิ์ | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| สร้าง Template | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| แก้ไข Template | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| ลบ Template | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| ดู Processing History | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| จัดการสมาชิก | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| จัดการการเรียกเก็บเงิน | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| ดู Analytics | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
TIP
สิทธิ์สามารถปรับแต่งได้ต่อสมาชิกแต่ละคน เช่น คุณสามารถให้ Member ดู Analytics ได้ หรือจำกัด Admin ไม่ให้จัดการการเรียกเก็บเงิน โดยไม่ต้องเปลี่ยนบทบาท ไปที่ Organization → People คลิกที่สมาชิก แล้วสลับสิทธิ์แต่ละอย่าง
การเชิญสมาชิกใหม่
- ไปที่ Organization → People
- คลิก Invite Member
- กรอก อีเมล ของสมาชิก
- เลือก บทบาท: Admin, Member หรือ Viewer
- ขยายส่วน Permissions เพื่อปรับสิทธิ์เฉพาะรายบุคคล (ไม่บังคับ)
- คลิก Send Invite — สมาชิกจะได้รับอีเมลเชิญ และสถานะจะเป็น
pending - เมื่อสมาชิกยอมรับคำเชิญ สถานะจะเปลี่ยนเป็น
active
TIP
ใช้บทบาท Viewer สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ผู้บริหาร ลูกค้า หรือผู้ตรวจสอบ — ที่ต้องการดูผลลัพธ์แต่ไม่ควรแก้ไข Template หรือเรียกใช้งานการประมวลผลเอกสาร
การจัดการสมาชิก
จาก Organization → People คุณสามารถ:
- เปลี่ยนบทบาท — เลือกสมาชิก แล้วใช้ dropdown เพื่อกำหนดบทบาทใหม่
- ปรับแต่งสิทธิ์ — คลิกที่แถวสมาชิกเพื่อขยายการสลับสิทธิ์แต่ละอย่าง
- ระงับสมาชิก (Suspend) — ปิดการเข้าถึงชั่วคราวโดยไม่ลบออก สถานะจะเป็น
suspended - ลบสมาชิก (Remove) — ยกเลิกการเข้าถึงถาวร สถานะจะเป็น
left
WARNING
การลบหรือระงับสมาชิกจะเพิกถอนการเข้าถึงทุก Project ภายใน Organization ทันที เอกสารที่พวกเขาอัปโหลดหรือ Template ที่สร้างไว้จะยังคงอยู่ — เฉพาะการเข้าถึงเท่านั้นที่ถูกยกเลิก
โปรเจกต์ (Projects)
Project จัดระเบียบงานภายใน Organization ตามลักษณะการใช้งาน แต่ละ Project มี:
- Templates — การตั้งค่าการดึงข้อมูลเฉพาะของ Project นั้น
- Uploads — เอกสารที่อัปโหลดภายใน Project
- Processing History — ผลลัพธ์ที่จำกัดขอบเขตไว้ใน Project
- Members — สมาชิกย่อยของ Org สามารถกำหนดให้กับ Project เฉพาะได้
Credit จะถูกเรียกเก็บที่ ระดับ Organization และใช้ร่วมกันในทุก Project ไม่มีงบประมาณ Credit แยกต่างหากต่อ Project โดยค่าเริ่มต้น
การสร้าง Project
- ไปที่ Organization → Projects
- คลิก Create Project
- กรอก ชื่อ และ คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
- คลิก Create — Project จะถูกสร้างภายใต้ Organization ปัจจุบัน
- เข้าไปใน Project เพื่อเริ่มเพิ่ม Template และอัปโหลดเอกสาร
ขีดจำกัดขององค์กร
ขีดจำกัดทรัพยากรถูกกำหนดโดยแผนการสมัครสมาชิกของคุณ:
| ทรัพยากร | ติดตามโดย |
|---|---|
| จำนวนสมาชิก | maxMembers (ค่าเริ่มต้น: 10) |
| จำนวน Project | maxProjects |
| Template ต่อ Project | maxTemplates |
| พื้นที่จัดเก็บข้อมูล | maxStorage (GB) |
| Webhook Endpoint | maxWebhookEndpoint |
IMPORTANT
หากคุณถึงขีดจำกัด (เช่น maxMembers) คุณจะไม่สามารถเชิญสมาชิกเพิ่มเติมได้จนกว่าจะอัปเกรดแผน หรือนำสมาชิกที่มีอยู่ออก ไปที่ Organization → Billing เพื่อตรวจสอบและอัปเกรดการสมัครสมาชิก
แนวทางปฏิบัติที่ดี
- ตั้ง ชื่อที่สื่อความหมาย สำหรับ Organization และ Project เช่น "บริษัท ABC — ฝ่ายการเงิน" แทนที่จะเป็น "Org 1"
- ใช้ หลักการสิทธิ์ขั้นต่ำ — กำหนดบทบาทที่จำเป็นน้อยที่สุดให้สมาชิกแต่ละคน
- ใช้ Project แยกต่างหาก สำหรับเอกสารประเภทต่าง ๆ (ใบแจ้งหนี้ สัญญา ใบเสร็จ) เพื่อให้ Template และ Processing History เป็นระเบียบ
- ตรวจสอบสิทธิ์สมาชิก เป็นระยะ โดยเฉพาะหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงในทีม
- มี Owner อย่างน้อย 2 คน ต่อ Organization เพื่อป้องกันการสูญเสียสิทธิ์การดูแลระบบ
- เปิดใช้ Require Approval หากองค์กรของคุณจัดการเอกสารที่มีความอ่อนไหวและต้องการควบคุมว่าใครเข้าร่วมได้