เชื่อมต่อ Google Drive

เชื่อมต่อ Google Drive กับ Ocriva เพื่อให้ระบบดึงเอกสารจาก Input Folder มาประมวลผลด้วย AI และส่งผลลัพธ์กลับไปยัง Output Folder โดยอัตโนมัติ ต่างจาก Integration อื่นที่เป็น Outbound Webhook (ส่งข้อมูลออกทางเดียว) — Google Drive Integration เป็นแบบ สองทิศทาง (Bidirectional): Ocriva ดึงไฟล์เข้ามาประมวลผล และส่งผลลัพธ์กลับคืนสู่ Drive ในขั้นตอนเดียว

สิ่งที่ต้องเตรียม

• บัญชี Google ที่เข้าถึง Google Drive ได้
• Organization ใน Ocriva ที่ต้องการเชื่อมต่อ

หลักการทำงาน

Google Drive (Input Folder)
      |
      ▼
Ocriva ดึงไฟล์ (Pull) → สร้าง Upload → AI OCR
      |
      ▼
ประมวลผลด้วย Template
      |
      ├──▶ Export ผลลัพธ์ (JSON/CSV) → Google Drive (Output Folder)
      |
      └──▶ (ไม่บังคับ) Webhook แจ้งเตือนระบบภายนอก

เมื่อ Sync ถูกเปิดใช้งาน Ocriva จะตรวจสอบ Input Folder เป็นระยะ หากพบไฟล์ใหม่จะดึงเข้ามาสร้างเป็น Upload ทันที — ไม่ต้องอัปโหลดด้วยมือผ่านแดชบอร์ด ผลลัพธ์ที่ได้จะถูกเขียนกลับไปยัง Output Folder ในรูปแบบที่ตั้งค่าไว้ ทำให้ทีมงานเข้าถึงข้อมูลที่สกัดได้โดยตรงจาก Drive โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ Ocriva

ขั้นตอนที่ 1: เชื่อมต่อ Google Drive กับ Organization

1. ไปที่ Organization Settings ในแดชบอร์ด Ocriva
2. เลือกแท็บ Integrations แล้วค้นหาการ์ด Google Drive
3. คลิก Connect
4. ระบบจะ Redirect ไปยัง Google OAuth Consent Screen
5. เลือกบัญชี Google ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Drive ที่ต้องการ
6. คลิก Allow เพื่ออนุญาตให้ Ocriva อ่านและเขียนไฟล์ใน Drive
7. หลังจาก Authorize สำเร็จ หน้า Organization Settings จะแสดงสถานะ Connected

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่า Input/Output Folder ใน Template

หลังจากเชื่อมต่อ Drive แล้ว ให้กำหนด Folder สำหรับแต่ละ Template:

1. ไปที่ Templates แล้วเปิด Template ที่ต้องการ
2. เลือกแท็บ Google Drive Settings
3. ตั้งค่าตามตารางด้านล่าง แล้วคลิก Save

ขั้นตอนที่ 3: ดึงเอกสารจาก Drive

เมื่อ Sync เปิดใช้งาน Ocriva จะดึงไฟล์ใหม่จาก Input Folder โดยอัตโนมัติ:

• รองรับ PDF, รูปภาพ (PNG, JPG, TIFF) และเอกสารสแกน
• ไฟล์ที่ดึงแล้วจะถูกสร้างเป็น Upload ใน Ocriva และประมวลผลด้วย Template ที่กำหนดไว้
• ดูสถานะการประมวลผลได้ที่แดชบอร์ด Processing History

ขั้นตอนที่ 4: ส่งผลลัพธ์กลับ Drive

เมื่อ Ocriva ประมวลผลเอกสารเสร็จ ระบบจะ Export ผลลัพธ์ไปยัง Output Folder โดยอัตโนมัติ:

• ไฟล์ผลลัพธ์บันทึกในรูปแบบ JSON หรือ CSV ตามที่ตั้งค่าใน Template
• ชื่อไฟล์ผลลัพธ์จะสอดคล้องกับชื่อไฟล์ต้นฉบับ เช่น invoice-2026-04.pdf → invoice-2026-04-result.json
• ทีมงานเข้าถึงผลลัพธ์ได้โดยตรงจาก Drive โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ Ocriva

สามารถใช้ร่วมกับ Webhook ได้เพื่อแจ้งเตือนระบบภายนอกพร้อมกัน เช่น ส่งข้อมูลเข้า Google Sheets หรือ Slack ทันทีที่ Export เสร็จ

การตรวจสอบสถานะการเชื่อมต่อ

ไปที่ Organization Settings → Integrations → Google Drive เพื่อดูสถานะ:

Ocriva จะ Refresh Token โดยอัตโนมัติก่อนหมดอายุ หากการ Refresh ล้มเหลว (เช่น ผู้ใช้ Revoke สิทธิ์จาก Google Account) สถานะจะเปลี่ยนเป็น expired และ Sync จะหยุดทำงานจนกว่าจะเชื่อมต่อใหม่

วิธียกเลิกการเชื่อมต่อ: คลิก Disconnect ใน Organization Settings Token จะถูกลบออกจากระบบทันที

วิธีเชื่อมต่อใหม่: คลิก Connect แล้วทำ OAuth Flow อีกครั้ง

Troubleshooting

เคล็ดลับ

• โครงสร้าง Folder ตามประเภทเอกสาร: สร้าง Folder แยกต่อ Template เช่น Ocriva/Invoices/Input, Ocriva/Receipts/Input ทำให้ไฟล์ไม่ปะปนและติดตามได้ง่าย
• ใช้ร่วมกับ Webhook: ตั้งค่า Webhook เพิ่มเติมเพื่อส่งข้อมูลเข้า Google Sheets หรือ Slack พร้อมกับที่ Export ไฟล์ไปยัง Drive เป็น Double Delivery ที่ครอบคลุมทุกช่องทาง
• Shared Drive: Ocriva รองรับ Google Shared Drive ขององค์กร ใช้ได้กับ Folder ใน Shared Drive โดยตรง — ไม่ต้องอยู่ใน My Drive เท่านั้น
• การเก็บรักษาไฟล์ (PDPA): ไฟล์ต้นฉบับที่ดึงจาก Drive จะถูกจัดการตาม File Retention Policy ที่ตั้งค่าใน Ocriva ตรวจสอบนโยบายการเก็บข้อมูลก่อนเปิดใช้งาน Sync กับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล ดูรายละเอียดที่ File Retention

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

• ภาพรวม Integrations
• เชื่อมต่อ Google Sheets
• ภาพรวม Webhooks
• File Retention